Vamos falar de gestão?

Até porque falar é a parte mais fácil, mas importante para planejar. Podemos ver em nosso dia-a-dia mesmo como é difícil praticar e garantir resultados. Nossa proposta com esse conteúdo é nivelar nosso conhecimento prático e partir daqui para uma saga de construção e prosperidade, mas respeitando os desafios e dificuldades de cada indivíduo. Por isso, também a sua opinião e contribuição é muito importante para nós. Deixe seu comentário ao fim do post sobre o que é mais importante para você na gestão. ˜

Além deste post, iremos seguir com uma série de conteúdos sobre o assunto gestão, então não deixe de se inscrever no pequeno formulário abaixo para receber um email quando novos conteúdos forem publicados.

Dedicação à coisa certa.

Como consumidores é possível perceber a vantagem competitiva que alguns bares e restaurantes conquistam no mercado através do esforço dedicado à coisa certa. É natural em nossa vida investirmos tempo, dinheiro e esforço em muitas coisas, o problema existe quando o resultado não aparece. É frustrante chegar a determinado ponto da vida, olhar para trás e perceber que os frutos do nosso trabalho não amadureceram, foram mínimos ou até mesmo nulos.

Visando evitar desperdício dos seus recursos mais valiosos: Tempo + Dinheiro + Esforço, convido a você, caro leitor, à seguir a linha de raciocínio abaixo, escrevendo o que dentro do seu negócio faz mais sentido. Separe um papel (se possível alguns post-its), lápis, borracha e meia hora do seu tempo e dedique-o ao seu futuro. 

Vamos lá?

1º passo: Meta

Determinar o assunto a ser tratado. Também conhecido como meta.

Escreva uma única frase curta como sua meta, onde quer chegar?

Exemplo: Padronizar rotinas do meu restaurante

2º passo: Atividades

Liste as atividades envolvidas e que precisam acontecer para que a sua meta seja atingida. Tente pensar minuciosamente no caminho que deverá percorrer para atingir sua meta.

Exemplo:

• Solicitar que cada colaborador descreva suas atividades, passo a passo.
• Reunir informações em documento específico.
• Observar a execução das atividades, comparando com aquilo que está descrito.
• Finalizar documento formal de descrição das rotinas.
• Realizar treinamento com 100% da equipe tanto das rotinas quanto das diretrizes institucionais.

3º passo: Priorização

Classifique as atividades utilizando os seguintes conceitos de nível hierárquico:

1. OPERACIONAIS – Atividades executoras, repetitivas e que sirvam como base para atingir objetivos maiores.
2. TÁTICAS – Atividades de liderança, que visam resultados, servem como intermédio entre a operação e a meta primária da sua atividade, constroem sinergia no negócio.
3. ESTRATÉGIAS – Ações que precisam acontecer para que sua meta seja atingida, trata-se da formalização de onde você quer chegar depois do esforço aplicado e como isso vai acontecer.

Façamos uma pausa. A visualização que você terá nesse momento deve ser mais ou menos assim:

Esse exercício com qualquer que seja seu objetivo vai te proporcionar uma visão clara do que tem que ser feito, de quem pode contribuir para que isso tudo aconteça e de como é possível chegar lá.

Vamos voltar ao passo a passo. A partir daqui você larga o papel e parte para a ação.

4º passo: Recursos

Precisamos levantar os recursos para que as ações aconteçam:

• Você precisará de tempo na agenda dedicado à isso? 
• As ações estão mais ligadas à você ter foco no dia a dia?
• É necessário o recurso dinheiro para que sua meta seja atingida?

Esse é o momento de resolver essa questão, descobrir o que você precisa é o caminho para chegar a uma forma de conseguí-lo.

5º passo: Obstáculos

Identifique os possíveis problemas que possam acontecer durante a execução das atividades que levam ao seu objetivo. Não podemos ser negligentes com eles, tudo que pode atrapalhar o cumprimento da sua meta deve ser conhecido e monitorado.

Exemplo:

• Colaboradores não se envolverem na elaboração do documento;
• Rotina mudar constantemente dificultando a padronização da mesma;
• Falha na gestão do tempo do líder, dificultando a conclusão desta atividade;
• Falta de conhecimento do líder sobre as rotinas operacionais da empresa;
• Falta de organização em reunir as informações;
• Etc.

6º passo: Registro

Registre tudo. Seja em um caderno pessoal, em um documento de Análise Crítica, em uma Ata de Reunião, não importa. Sabemos que a velocidade dos acontecimentos e mudanças hoje em dia é incrível, vou usar uma frase simples mas que nos proporcionará a reflexão certa: Árvore sem raiz tomba.

Exemplos: 

Reunião inicial para informar a equipe que será elaborado um documento com descrição das atividades dos mesmos. Desafio: Atingir 100% da equipe. Intenção: Engajamento do time. Documento: Ata de reunião. Importância: Ponto de partida igualitário.

Documento específico (digital ou impresso) de fácil acesso para cada colaborador registrar suas atividades. Desafio: Auxiliar o time a compreender que isso é para o bem de todos. Intenção: Treinar novos colaboradores de acordo com o padrão estabelecido. Documento: Manual de normas e rotinas, Procedimento Operacional Padrão, Lista de sequência de atividades. Importância: Conhecer a operação de maneira minuciosa.

Lista de presença em treinamento. Desafio: Treinar 100% da equipe com a mesma qualidade de conteúdo e envolvimento. Intenção: Reciclar o conhecimento de acordo com a atividade que cada um exerce. Documento: Frequência de treinamento ou Ata de Reunião. Importância: Saber quem recebeu a orientação para gerenciar o desempenho e novos treinamentos posteriores.

Normas e Rotinas da empresa. Desafio: Manter atualizado e coerente o documento que contém as atividades. Intenção: Fazer do melhor jeito possível a atividade. Documento: Manual, Procedimento Operacional Padrão. Importância: Estudar melhorias, garantir continuidade e otimizar o dia a dia.

7º passo: Checagem

De um jeito bem enxuto mas bem direto, conduzimos nossa conversa até aqui com um planejamento sem excessos mas que já está bem elaborado.

Planejar é imprescindível! É a máxima defendida por diversos especialistas. Só que… De nada adianta se planejar se isso for deixado de lado. Nosso 7º passo consiste na CHECAGEM. Rever aquilo que você se propôs a fazer e o que realmente está fazendo, faça isso com certa frequência, crie uma Rotina semanal para essa atividade por exemplo.

É o momento de apertar os parafusos.

Exemplo: Checklist abaixo.

8º passo: Dados

Mensure os efeitos das ações e seus resultados. Sem dados a gestão se baseia no achismo – o que é péssimo para o progresso porque fica mais difícil saber o que está dando certo ou não. Os dados são nossos indicadores de sucesso.

Para ilustrar de forma simples, digamos que você escolheu como meta a re-adequação do seu guarda-roupa. Ok? Vou seguir nosso modelo para ilustrar o assunto “levantamento de dados”.

O ponto é: Dados são dados, mas os úteis mesmo são daqueles dos quais é possível extrair informação. Informação relevante que impacta na sua tomada de decisão atual e futura. Compreende?

Os exemplos apontados nos mostram que é possível executar com qualquer meta, é possível chegar aonde você deseja. Eis alguns exemplos de ações que farão a diferença em relação à normas de operação que citamos em outros conteúdos no blog:

• Fortalecer a gestão de documentos dos recursos humanos da instituição;
• Renovar uniformes, equipamentos de proteção individual e equipamentos de proteção coletiva;
• Reciclar o conhecimento da equipe referente a boas práticas;
• Treinamento periódico sobre higienização das mãos.

Entre tantos outros que podem surgir com o estudo da norma regulamentadora em questão.

9º passo: Análise Crítica

Faça uma análise crítica do processo como um todo e do seu andamento. 

• Qual é o prazo para conclusão dessa atividade? 
• A meta foi atingida? 
• O que podemos extrair de aprendizado? 

Analise e registre. Nossa dica aqui é: Um processo bem estruturado deixa a jornada de todos mais tranquila, minimiza erros. Com a devida autocrítica, seu próximo planejamento será muito mais fácil de fazer e muito mais preciso.

10º e último passo: Repita

Garantiu continuidade ou correta finalização deste que se encerra? Identificou novo problema? Alguma melhoria a ser feita? Quer ajustar mais alguma coisa no trabalho ou na vida? Repita o ciclo, funciona!

Leve-para-casa

Esse passo a passo pode contribuir para sua saída de ciclos viciosos e entrada em ciclos virtuosos. Esse assunto específico é papo para uma próxima conversa, o que é importante extrairmos do tempo dedicado a essa leitura é que: 

“Não apenas execute atividades de operação. Planeje e distribua adequadamente seus afazeres com seu time e que seus resultados se multiplicarão.”

Hoje em dia muita gente fala que para obter resultados diferentes é preciso agir de maneira diferente. Experimente colocar isso em prática e levar até o fim. Tudo o que eu disse aqui se baseia no ciclo PDCA e tantos outras metodologias de gestão de qualidade incríveis disponíveis no mercado.

A partir do momento em que esse pensamento é compreendido por você podemos começar a usar ferramentas úteis e eficazes para melhoria da qualidade de vida. A tecnologia existe para facilitar a nossa vida: As ferramentas são o meio e devem ser utilizadas, só precisamos aprendê-las e executar.

A prosperidade de cada indivíduo é o pequeno passo para que o coletivo seja beneficiado. Compartilhe conosco sua opinião, experiência e reflexão sobre as palavras lidas anteriormente, por gentileza. E não se esqueça de inscrever-se abaixo para receber e-mails com novos conteúdos.

Grata pela atenção e até breve!

Letícia Paixão
Uma exigente e humana Gestora da Qualidade.