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10 passos para transformar ideia em ação

Escrito por Leticia Reikdal Paixão

Tecnóloga em Gestão da Qualidade, comprometida com pessoas, focada em processos e com experiência em serviços. Cada alma tem seus objetivos e anseios. Todos atingindo seu propósito, cada um apostando na sua força, pessoal vai se ajudando e o amanhã será sempre melhor! Bora?

27 nov, 2019

Vamos falar de gestão?

Até porque falar é a parte mais fácil, mas importante para planejar. Podemos ver em nosso dia-a-dia mesmo como é difícil praticar e garantir resultados. Nossa proposta com esse conteúdo é nivelar nosso conhecimento prático e partir daqui para uma saga de construção e prosperidade, mas respeitando os desafios e dificuldades de cada indivíduo. Por isso, também a sua opinião e contribuição é muito importante para nós. Deixe seu comentário ao fim do post sobre o que é mais importante para você na gestão. ˜

Além deste post, iremos seguir com uma série de conteúdos sobre o assunto gestão, então não deixe de se inscrever no pequeno formulário abaixo para receber um email quando novos conteúdos forem publicados.

Dedicação à coisa certa.

Como consumidores é possível perceber a vantagem competitiva que alguns bares e restaurantes conquistam no mercado através do esforço dedicado à coisa certa. É natural em nossa vida investirmos tempo, dinheiro e esforço em muitas coisas, o problema existe quando o resultado não aparece. É frustrante chegar a determinado ponto da vida, olhar para trás e perceber que os frutos do nosso trabalho não amadureceram, foram mínimos ou até mesmo nulos.

Visando evitar desperdício dos seus recursos mais valiosos: Tempo + Dinheiro + Esforço, convido a você, caro leitor, à seguir a linha de raciocínio abaixo, escrevendo o que dentro do seu negócio faz mais sentido. Separe um papel (se possível alguns post-its), lápis, borracha e meia hora do seu tempo e dedique-o ao seu futuro. 

Vamos lá?

1º passo: Meta

Determinar o assunto a ser tratado. Também conhecido como meta.

Escreva uma única frase curta como sua meta, onde quer chegar?

Exemplo: Padronizar rotinas do meu restaurante

2º passo: Atividades

Liste as atividades envolvidas e que precisam acontecer para que a sua meta seja atingida. Tente pensar minuciosamente no caminho que deverá percorrer para atingir sua meta.

Exemplo:

  • Solicitar que cada colaborador descreva suas atividades, passo a passo.
  • Reunir informações em documento específico.
  • Observar a execução das atividades, comparando com aquilo que está descrito.
  • Finalizar documento formal de descrição das rotinas.
  • Realizar treinamento com 100% da equipe tanto das rotinas quanto das diretrizes institucionais.
Planeje

3º passo: Priorização

Classifique as atividades utilizando os seguintes conceitos de nível hierárquico:

  1. OPERACIONAIS – Atividades executoras, repetitivas e que sirvam como base para atingir objetivos maiores.
  2. TÁTICAS – Atividades de liderança, que visam resultados, servem como intermédio entre a operação e a meta primária da sua atividade, constroem sinergia no negócio.
  3. ESTRATÉGIAS – Ações que precisam acontecer para que sua meta seja atingida, trata-se da formalização de onde você quer chegar depois do esforço aplicado e como isso vai acontecer.

Façamos uma pausa. A visualização que você terá nesse momento deve ser mais ou menos assim:

Meta: Padronizar rotinas do meu restaurante
Descrição da atividadeNível
1Solicitar que cada colaborador descreva suas atividades, passo a passo.Operacional
2Reunir informações em documento específico.Tático
3Observar a execução das atividades, comparando com aquilo que está descrito.Tático
4Finalizar documento formal de descrição das rotinas.Tático
5Realizar treinamento com 100% da equipe tanto das rotinas quanto das diretrizes institucionais.Estratégico
etc.

Esse exercício com qualquer que seja seu objetivo vai te proporcionar uma visão clara do que tem que ser feito, de quem pode contribuir para que isso tudo aconteça e de como é possível chegar lá.

Vamos voltar ao passo a passo. A partir daqui você larga o papel e parte para a ação.

4º passo: Recursos

Precisamos levantar os recursos para que as ações aconteçam:

  • Você precisará de tempo na agenda dedicado à isso? 
  • As ações estão mais ligadas à você ter foco no dia a dia?
  • É necessário o recurso dinheiro para que sua meta seja atingida?

Esse é o momento de resolver essa questão, descobrir o que você precisa é o caminho para chegar a uma forma de conseguí-lo.

5º passo: Obstáculos

Identifique os possíveis problemas que possam acontecer durante a execução das atividades que levam ao seu objetivo. Não podemos ser negligentes com eles, tudo que pode atrapalhar o cumprimento da sua meta deve ser conhecido e monitorado.

Exemplo:

  • Colaboradores não se envolverem na elaboração do documento;
  • Rotina mudar constantemente dificultando a padronização da mesma;
  • Falha na gestão do tempo do líder, dificultando a conclusão desta atividade;
  • Falta de conhecimento do líder sobre as rotinas operacionais da empresa;
  • Falta de organização em reunir as informações;
  • Etc.

6º passo: Registro

Registre tudo. Seja em um caderno pessoal, em um documento de Análise Crítica, em uma Ata de Reunião, não importa. Sabemos que a velocidade dos acontecimentos e mudanças hoje em dia é incrível, vou usar uma frase simples mas que nos proporcionará a reflexão certa: Árvore sem raiz tomba.

Exemplos: 

Reunião inicial para informar a equipe que será elaborado um documento com descrição das atividades dos mesmos. Desafio: Atingir 100% da equipe. Intenção: Engajamento do time. Documento: Ata de reunião. Importância: Ponto de partida igualitário.

Documento específico (digital ou impresso) de fácil acesso para cada colaborador registrar suas atividades. Desafio: Auxiliar o time a compreender que isso é para o bem de todos. Intenção: Treinar novos colaboradores de acordo com o padrão estabelecido. Documento: Manual de normas e rotinas, Procedimento Operacional Padrão, Lista de sequência de atividades. Importância: Conhecer a operação de maneira minuciosa.

Lista de presença em treinamento. Desafio: Treinar 100% da equipe com a mesma qualidade de conteúdo e envolvimento. Intenção: Reciclar o conhecimento de acordo com a atividade que cada um exerce. Documento: Frequência de treinamento ou Ata de Reunião. Importância: Saber quem recebeu a orientação para gerenciar o desempenho e novos treinamentos posteriores.

Normas e Rotinas da empresa. Desafio: Manter atualizado e coerente o documento que contém as atividades. Intenção: Fazer do melhor jeito possível a atividade. Documento: Manual, Procedimento Operacional Padrão. Importância: Estudar melhorias, garantir continuidade e otimizar o dia a dia.

7º passo: Checagem

De um jeito bem enxuto mas bem direto, conduzimos nossa conversa até aqui com um planejamento sem excessos mas que já está bem elaborado.

Planejar é imprescindível! É a máxima defendida por diversos especialistas. Só que… De nada adianta se planejar se isso for deixado de lado. Nosso 7º passo consiste na CHECAGEM. Rever aquilo que você se propôs a fazer e o que realmente está fazendo, faça isso com certa frequência, crie uma Rotina semanal para essa atividade por exemplo.

É o momento de apertar os parafusos.

Exemplo: Checklist abaixo.

Meta: Padronizar rotinas do meu restaurante
Descrição da atividadeNívelCheck List
1Solicitar que cada colaborador descreva suas atividades, passo a passo.OperacionalPRONTO
2Reunir informações em documento específico.TáticoPRONTO
3Observar a execução das atividades, comparando com aquilo que está descrito.TáticoPRONTO
4Finalizar documento formal de descrição das rotinas.TáticoEM ANDAMENTO
5Realizar treinamento com 100% da equipe tanto das rotinas quanto das diretrizes institucionais.Estratégico
etc

8º passo: Dados

Mensure os efeitos das ações e seus resultados. Sem dados a gestão se baseia no achismo – o que é péssimo para o progresso porque fica mais difícil saber o que está dando certo ou não. Os dados são nossos indicadores de sucesso.

Para ilustrar de forma simples, digamos que você escolheu como meta a re-adequação do seu guarda-roupa. Ok? Vou seguir nosso modelo para ilustrar o assunto “levantamento de dados”.

Meta: Readequação do meu guarda-roupa.
Descrição da atividadeNívelIndicador
1Levantar necessidade de roupas compatíveis com o momento atual da minha vida.E
2Reservar um dia na agenda só para tratar das minhas roupas.O
3Despejar todas as peças de roupas que possuo em superfície lisa.O
4Segregar item a item entre “doação” e “armazenamento”.TQtde de roupas descartadas.
5Dobrar roupas que serão armazenadas e guardá-las.O
6Elaborar lista de peças faltantes para investimento futuro.E
7Comprar peças estratégicas.OValor investido em imagem pessoal.

O ponto é: Dados são dados, mas os úteis mesmo são daqueles dos quais é possível extrair informação. Informação relevante que impacta na sua tomada de decisão atual e futura. Compreende?

Os exemplos apontados nos mostram que é possível executar com qualquer meta, é possível chegar aonde você deseja. Eis alguns exemplos de ações que farão a diferença em relação à normas de operação que citamos em outros conteúdos no blog:

  • Fortalecer a gestão de documentos dos recursos humanos da instituição;
  • Renovar uniformes, equipamentos de proteção individual e equipamentos de proteção coletiva;
  • Reciclar o conhecimento da equipe referente a boas práticas;
  • Treinamento periódico sobre higienização das mãos.

Entre tantos outros que podem surgir com o estudo da norma regulamentadora em questão.

9º passo: Análise Crítica

Faça uma análise crítica do processo como um todo e do seu andamento. 

  • Qual é o prazo para conclusão dessa atividade? 
  • A meta foi atingida? 
  • O que podemos extrair de aprendizado? 

Analise e registre. Nossa dica aqui é: Um processo bem estruturado deixa a jornada de todos mais tranquila, minimiza erros. Com a devida autocrítica, seu próximo planejamento será muito mais fácil de fazer e muito mais preciso.

10º e último passo: Repita

Garantiu continuidade ou correta finalização deste que se encerra? Identificou novo problema? Alguma melhoria a ser feita? Quer ajustar mais alguma coisa no trabalho ou na vida? Repita o ciclo, funciona!

Leve-para-casa

Esse passo a passo pode contribuir para sua saída de ciclos viciosos e entrada em ciclos virtuosos. Esse assunto específico é papo para uma próxima conversa, o que é importante extrairmos do tempo dedicado a essa leitura é que: 

“Não apenas execute atividades de operação. Planeje e distribua adequadamente seus afazeres com seu time e que seus resultados se multiplicarão.”

Hoje em dia muita gente fala que para obter resultados diferentes é preciso agir de maneira diferente. Experimente colocar isso em prática e levar até o fim. Tudo o que eu disse aqui se baseia no ciclo PDCA e tantos outras metodologias de gestão de qualidade incríveis disponíveis no mercado.

A partir do momento em que esse pensamento é compreendido por você podemos começar a usar ferramentas úteis e eficazes para melhoria da qualidade de vida. A tecnologia existe para facilitar a nossa vida: As ferramentas são o meio e devem ser utilizadas, só precisamos aprendê-las e executar.

A prosperidade de cada indivíduo é o pequeno passo para que o coletivo seja beneficiado. Compartilhe conosco sua opinião, experiência e reflexão sobre as palavras lidas anteriormente, por gentileza. E não se esqueça de inscrever-se abaixo para receber e-mails com novos conteúdos.

Grata pela atenção e até breve!

Letícia Paixão
Uma exigente e humana Gestora da Qualidade.

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