Bacana mesmo é chegar ao topo! Entretanto, a maneira como se chega lá pode fazer toda a diferença em nosso resultado. É importante crescer, mas já ouviram aquele ditado “quanto mais alto se chega, maior pode ser o tombo?” Pois é! Visando evitar o desastre do tombo (ou garantir a rápida recuperação dele) temos uma dica muito boa e simples para dar: Registre!
Em especial hoje vamos abordar a importância da Ata de Reunião e alguns detalhes que devem ser lembrados. Primeiramente vamos esclarecer algumas possíveis dúvidas sobre o assunto, caso a sua não esteja inclusa na publicação, por favor registre nos comentários que teremos muito prazer em debater o assunto. Vambora?
Por que registrar as reuniões realizadas?
Em primeiro lugar porque nossa memória é falha, podemos evitar indisposição com colegas, supervisores e até subordinados se aquilo que se é discutido em reunião formal é registrado em documento específico. Sem contar que em momento de auditoria externa, seja da vigilância sanitária, ministério do trabalho ou outro órgão, teremos sempre a evidência do que foi tratado.
O que devo considerar como uma reunião?
Varia de acordo com a cultura da empresa, não temos a intenção de burocratizar ou dificultar o dia a dia do gestor nesse momento. Queremos que você entenda que se o assunto é sério, se do encontro sai demanda de trabalho, se são tomadas decisões ou se foram realizadas orientações no encontro é válido considerar o registro.
Como preparar uma reunião?
Comece listando os assuntos que serão discutidos em pauta. Leve em consideração se os envolvidos na reunião são mais “conversadores” ou mais reservados, isso pode evitar com que você crie a expectativa de tratar várias pautas, mas acabe falando de apenas uma ou duas. Separe os arquivos relevantes àquelas pautas em uma pasta de fácil acesso no momento do encontro e garanta a formalização dos assuntos tratados (através de meio digital ou físico, fica a seu critério).
Como conduzir uma reunião?
Nossa dica primordial é: Comece informando o prazo previsto para conclusão da reunião (não existe coisa mais chata do que ir para reunião sem saber que horas ela vai terminar) e os assuntos previstos para discussão. Por quê? Se você alinhar isso com as pessoas fica mais fácil durante a condução da reunião os lembretes amigáveis como “Pessoal, ainda temos tal e tal assunto para tratar, mas ainda não saímos deste. O que vocês sugerem como solução?” ou “Temos 10 minutos restantes do nosso encontro, de que forma podemos ser mais objetivos em relação a esse assunto?”.
O que registrar na ata de reunião?
Varia de acordo com cada redator. Tem pessoas que descrevem minuciosamente a condução da reunião, super aceitável! E tem pessoas que colocam de maneira mais ampla, focando no grupo de informações e registrando apenas as coisas mais relevantes. Em ambos os casos podemos identificar pontos fortes e pontos fracos dos comportamentos. O que funciona bem como prática do mercado é descrever de maneira mais ampla o assunto e detalhar o conteúdo referenciado na dúvida “B” dessa publicação. Ou seja, não perder tempo e registrar as coisas relevantes!
Quem deve redigir a ata?
Recomenda-se que seja uma pessoa comprometida, atenta e com “feeling” mais apurado, isso pode evitar transtornos futuros. Maaas nada impede que seja feito rodízio e cada um do time fazer a ata em forma de revezamento. O que é complicado é a pessoa que conduz a reunião também ser responsável por fazer a ata, em geral temos dificuldade de debater e registrar ao mesmo tempo, em um dos dois deixamos a desejar.
Após lermos sobre possíveis dúvidas podemos ir para as dicas de como elaborar seu documento de ata de reunião. Segue lista de itens relevantes, lembrando que você deve moldar de acordo com a sua realidade:
- Campo para numeração. Ex.: Nº/ANO;
- Data;
- Assunto;
- Local;
- Responsável;
- Linhas para registro de conteúdo relevante;
- Pendências / Responsável / Prazo;
- Registro de presença / Setor / Assinatura (se impressa).
E a dica de ouro é você sempre começar uma reunião analisando as pendências da reunião anterior. Assim podemos rodar o ciclo de melhoria contínua também através do registro das atas. Isso impacta no comprometimento da equipe e na sua gestão eficaz de atividades “Solicitadas versus Executadas”.
Segue modelinho para inspiração:
Esperamos ter ajudado!
Grata pela atenção e até breve!
Letícia Paixão
Uma exigente e humana Gestora da Qualidade.
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